Mall · checklista · exempelformuleringar
Resepolicy — mall för företag
En resepolicy behöver inte vara tjugo sidor. Nedan finns de elva punkter som gör skillnad i praktiken, med färdiga formuleringar ni kan kopiera rakt in i ert eget dokument.
Uppdaterad 2026-08-17
1. Syfte och omfattning
Beskriv vilka som omfattas av policyn (anställda, konsulter, styrelse) och vad syftet är: kostnadskontroll, trygghet för resenären och hållbarhet.
Exempel: "Policyn gäller alla anställda och inhyrda konsulter som reser i tjänsten för [Företaget AB]."
2. Bokningskanal
Ange att alla tjänsteresor bokas genom företagets resebyrå eller kundportal, så att resorna omfattas av avtal, spårbarhet och jour.
Exempel: "Samtliga resor bokas via VCY Travel (info@vcy.se, +46 31 55 50 53) eller i kundportalen."
3. Flyg och klass
Sätt tydliga gränser för klass utifrån restid, och ange om lägsta rimliga pris ska väljas inom ett tidsfönster.
Exempel: "Ekonomiklass upp till 6 timmars flygtid. Premium economy eller business tillåts vid flygtid över 6 timmar eller vid arbete direkt efter ankomst."
4. Hotell och maxbelopp
Ange takbelopp per natt per stad eller region, och att hotell bokas i första hand på företagets avtal.
Exempel: "Stockholm och Göteborg max 1 800 kr/natt, övriga Sverige 1 400 kr/natt, Europa 2 200 kr/natt."
5. Marktransport
Reglera tåg, hyrbil, taxi och egen bil. Tåg är ofta både billigare och mer hållbart inom Sverige.
Exempel: "Tåg väljs för resor under 4 timmar inom Sverige. Hyrbil bokas i kategori kompakt eller mellanklass."
6. Bokningsframförhållning
Kräv en minsta framförhållning – det är där de stora besparingarna finns.
Exempel: "Inrikes resor bokas minst 14 dagar före avresa, utrikes minst 21 dagar."
7. Godkännande och attest
Ange vem som godkänner resan innan bokning och vem som attesterar kostnaden efteråt.
Exempel: "Resan godkänns av närmaste chef innan bokning sker."
8. Traktamente och utlägg
Hänvisa till Skatteverkets normalbelopp och beskriv hur kvitton hanteras.
Exempel: "Traktamente utgår enligt Skatteverkets normalbelopp. Kvitton laddas upp inom 10 dagar efter hemkomst."
9. Trygghet, försäkring och pass
Beskriv reseförsäkring, krishantering och krav på giltigt pass och visum.
Exempel: "Resenären ansvarar för att passet är giltigt minst 6 månader efter hemkomst. Byråns jour nås dygnet runt vid störningar."
10. Hållbarhet och CO₂
Sätt ett mål och ange hur utsläppen rapporteras. Vi levererar CO₂-underlag per resa som PDF.
Exempel: "Resfria möten prövas alltid först. CO₂ per resa rapporteras kvartalsvis till ledningen."
11. Avsteg från policyn
Beskriv hur avsteg dokumenteras och godkänns, så att policyn förblir användbar i praktiken.
Exempel: "Avsteg godkänns skriftligen av CFO och dokumenteras i bokningen."
Vi hjälper er att sätta nivåerna
Siffrorna i mallen är utgångspunkter. Vi går igenom era faktiska resmönster – vart ni reser, hur ofta och vad ni betalar idag – och föreslår nivåer som håller budgeten utan att göra resandet krångligt. Genomgången är kostnadsfri och tar cirka 30 minuter.
- · Förslag på klassregler, hotellbelopp och framförhållning
- · Samlad fakturering och rapport per kostnadsställe
- · CO₂ per resa som PDF för hållbarhetsredovisningen
- · Jour dygnet runt när planen ändras
Vanliga frågor om resepolicy
Vad ska en resepolicy för ett litet företag innehålla?
Minst elva delar: syfte och omfattning, bokningskanal, regler för flyg och klass, hotellets maxbelopp, marktransport, bokningsframförhållning, godkännande och attest, traktamente och utlägg, trygghet och försäkring, hållbarhet och CO₂-rapportering samt hur avsteg hanteras.
Är en resepolicy lagstadgad i Sverige?
Nej, det finns inget lagkrav på en resepolicy. Däremot har arbetsgivaren arbetsmiljöansvar även under tjänsteresor, och en policy gör det tydligt vad som gäller för försäkring, godkännanden och kostnader.
Hur mycket sparar man på en resepolicy?
Störst effekt kommer av bokningsframförhållning och att alla resor bokas i samma kanal. Företag som samlar sina resor hos en byrå och bokar minst 14 dagar i förväg sparar typiskt 10–25 procent av resebudgeten.
Kan VCY Travel hjälpa oss att skriva policyn?
Ja. Vi går igenom era resmönster och föreslår nivåer på klass, hotellbelopp och framförhållning. Mejla info@vcy.se så bokar vi ett kort möte – det kostar ingenting.
Hur följer vi upp att policyn följs?
Genom att alla resor bokas via oss får ni samlad rapportering per kostnadsställe, resenär och destination, inklusive CO₂ per resa som kan laddas ner som PDF från kundportalen.